Codice etico

TITOLO I
INTRODUZIONE
Art. 1. – Premessa
Questo Codice esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività legali assunti dai professionisti aderenti al network Legemia (di seguito “Legemia” o “network”), siano essi aderenti, dipendenti o collaboratori.
Legemia informa quindi la propria attività interna ed esterna al rispetto dei principi contenuti nel presente Codice, nel convincimento che l’etica nella conduzione degli affari sia da perseguire congiuntamente al successo del network.
Art. 2. – Missione
Legemia ha la missione di essere il più efficiente network fornitore di servizi legali e fiscali, orientato al mercato e alla qualità del servizio, con l’obiettivo di creare valore per gli aderenti al network, di soddisfare i clienti e di valorizzare tutte le persone che vi lavorano.
Art. 3. – Obiettivi e Valori
I professionisti del network Legemia nel perseguire tale obiettivo si attengono imprescindibilmente ai seguenti principi di comportamento:
a. condannano e rifiutano il ricorso a comportamenti illegittimi o comunque scorretti (verso la comunità, le pubbliche autorità, i clienti, i lavoratori, gli investitori e i concorrenti) per raggiungere i propri obiettivi economici, che sono perseguiti esclusivamente con l’eccellenza della performance in termini di qualità e convenienza dei servizi, fondate sull’esperienza, sull’attenzione al cliente e sull’innovazione;
b. pongono in essere strumenti organizzativi atti a prevenire la violazione dei principi di legalità, trasparenza, correttezza e lealtà da parte dei propri dipendenti e collaboratori e vigilano sulla loro osservanza e concreta implementazione;
c. si impegnano a promuovere una competizione leale, che considerano funzionale al proprio interesse così come a quello di tutti gli operatori di mercato, dei clienti e degli aderenti al network in genere;
d. perseguono l’eccellenza e la competitività nel mercato, offrendo ai propri clienti servizi di qualità, che rispondano in maniera efficiente alle loro esigenze;
e. tutelano e valorizzano le risorse umane di cui si avvalgono;
f. impiegano responsabilmente le risorse, avendo quale traguardo uno sviluppo sostenibile, nel rispetto dell’ambiente e dei diritti delle generazioni future.

TITOLO II
PRINCIPI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I CLIENTI

Art. 4. – Ascolto, dialogo, trasparenza
I professionisti del network Legemia credono che il cliente debba essere sempre al centro della propria attenzione e che solo un costante dialogo possa consentirgli di recepirne le reali aspettative e mantenere la propria relazione ad un livello di eccellenza.
In particolare, attraverso il dialogo con i propri clienti i professionisti di Legemia identificano con accuratezza le loro reali necessità, punto di partenza fondamentale per offrire consulenza ed assistenza coerenti con le loro esigenze, nella consapevolezza di svolgere un ruolo fondamentale nell’assistenza legale.
Legemia crede che alla base di un rapporto duraturo e improntato alla fiducia vi sia una comunicazione che mette il cliente in grado di comprendere sempre le caratteristiche e il valore di tutti i servizi che gli vengono offerti. Legemia crede inoltre che i nostri servizi debbano essere accessibili a chiunque:
a. non discriminando i clienti in base alla loro nazionalità, religione o genere;
b. modulando la propria offerta affinché tutte le fasce sociali possano trovare una risposta alle proprie esigenze;
c. adoperandosi per applicare una politica dei prezzi in linea con la qualità del servizio offerto;
d. impegnandosi a rendere i diversi Studi degli aderenti al network accessibili alle persone disabili, eliminando eventuali barriere architettoniche.
Art. 5. – Conflitto d’interessi
Nel rispetto del Codice Deontologico Forense, i professionisti aderenti al network Legemia garantiscono la piena osservanza delle norme destinate a prevenire gli eventuali conflitti di interesse, ed in particolare dell’articolo 37 del Codice stesso:
«L’avvocato ha l’obbligo di astenersi dal prestare attività professionale quando questa determini un conflitto con gli interessi di un proprio assistito o interferisca con lo svolgimento di altro incarico anche non professionale.
Sussiste conflitto di interessi anche nel caso in cui l’espletamento di un nuovo mandato determini la violazione del segreto sulle informazioni fornite da altro assistito, ovvero quando la conoscenza degli affari di una parte possa avvantaggiare ingiustamente un altro assistito, ovvero quando lo svolgimento di un precedente mandato limiti l’indipendenza dell’avvocato nello svolgimento di un nuovo incarico.
L’obbligo di astensione opera altresì se le parti aventi interessi configgenti si rivolgano ad avvocati che siano partecipi di una stessa Associazione di avvocati o Associazione professionale o che esercitino negli stessi locali».
Tale finalità viene raggiunta anche tramite l’utilizzo di software gestionali appositamente sviluppati per gli aderenti al network.

TITOLO III
PRINCIPI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON GLI ADERENTI AL NETWORK, CON I DIPENDENTI E I COLLABORATORI

Art. 6. – Il rispetto delle persone
I professionisti del network Legemia credono che il rispetto della personalità e della dignità di ciascun professionista aderente al network, degli eventuali collaboratori o dipendenti, sia il fondamento per lo sviluppo di un ambiente di lavoro permeato dalla reciproca fiducia, dalla lealtà e arricchito dall’apporto di ciascuno:
a. adottando modalità di reclutamento e gestione dei professionisti aderente al network, degli eventuali dipendenti e collaboratori, improntate a comportamenti equi e coerenti, prevenendo favoritismi, abusi e discriminazioni basate su genere, etnia, religione, appartenenza politica e sindacale, lingua, età o diversa abilità;
b. garantendo a tutti pari opportunità di sviluppo e di crescita professionale, di accesso ai percorsi formativi e alle iniziative di aggiornamento e di attribuzione dei ruoli;
c. riconoscendo a tutti i professionisti aderente al network, i dipendenti e i collaboratori la possibilità di esprimere la propria individualità e creatività nel lavoro e valorizzando la diversità e le specificità di ciascuno, come spinta all’innovazione e contributo essenziale alla crescita del network Legemia;
d. ponendo la massima attenzione nella definizione degli obiettivi, favorendone la comprensione e la condivisione, al fine di promuovere comportamenti corretti e trasparenti nella relazione con i clienti;
e. istituendo sistemi incentivanti oggettivi e trasparenti, prevedendo obiettivi possibili e raggiungibili;
f. promuovendo politiche che agevolino l’equilibrio fra vita personale e professionale, favorendo forme di flessibilità e realizzando iniziative per la conciliazione tra impegni lavorativi e privati, nella consapevolezza che la sfera privata rappresenta una parte fondamentale della vita di ciascuno.
Art. 7. – Iniziative di conciliazione tra impegni lavorativi e privati
I professionisti di Legemia sono consapevoli che per favorire la conciliazione tra impegni lavorativi e sfera privata, sono necessari impegni ed azioni volti a semplificare la partecipazione attiva alle attività lavorative e a stimolare in maniera responsabile la qualità della vita delle persone.
A tal fine i professionisti di Legemia si impegnano a:
a. favorire la gravidanza, la maternità e le cure parentali, attraverso il sostegno economico sia per i dipendenti che per i collaboratori, prevedendo per questi ultimi un periodo di assenza retribuita fino ad un massimo di sei mesi e di assenza non retribuita, compatibilmente con le esigenze lavorative, per altri sei mesi;
b. implementare, nel rispetto delle normative vigenti ed a condizione che queste lo permettano, iniziative volte a sviluppare forme di “asilo d’impresa” e “mini club” interni al fine di agevolare le madri lavoratrici dedicando l’attenzione necessaria al periodo dell’infanzia dei propri figli;
c. stimolare la partecipazione ad iniziative di partnership volunteer program, prevedendo ad esempio un periodo, pari ad una settimana ogni anno, di partecipazione ad attività di volontariato retribuita e senza l’utilizzo di giornate di ferie, permessi o vacanze;
d. permettere, compatibilmente con le esigenze lavorative, un periodo sabbatico della durata massima di sei mesi ed utilizzabile non più di una volta ogni cinque anni, per attività di ricerca, studio, volontariato o altra attività meritoria di tutela;
e. sostenere, sia economicamente che in ogni altra forma possibile ed individuata concordemente, il collaboratore o il dipendente in caso di difficoltà personali, famigliari, sociali, compresi i problemi legali e di salute.
Art. 8. – Ascolto e dialogo
I professionisti di Legemia ritengono che ascolto e dialogo siano alla base di relazioni che generano fiducia. A tal fine si attivano:
a. promuovendo il ruolo strategico della comunicazione interna per consentire alle persone di partecipare meglio e più consapevolmente alla vita del network;
b. improntando la comunicazione a criteri di correttezza, completezza, semplicità e trasparenza;
c. sviluppando strumenti di condivisione di informazioni e favorendo lo scambio di esperienze, che facilitino anche il confronto e l’integrazione fra le differenti aree di attività e dipartimenti del network;
d. adoperandosi per sviluppare, in chi ha compiti di responsabilità, una specifica sensibilità nel cogliere i bisogni degli aderenti al network, dei dipendenti e collaboratori, nonché di valorizzare i loro suggerimenti e le differenze di opinione, quale opportunità di miglioramento e crescita del network.
Art. 9. – Coesione
La coesione è l’elemento distintivo di una comunità di persone che lavorano bene insieme con l’orgoglio di far parte di un unico progetto.
Per far crescere e consolidare, attorno a un’identità forte e condivisa, lo spirito di appartenenza di tutti i collaboratori, i professionisti del network Legemia :
a. esplicitano e diffonde i propri valori, verificandone continuamente l’attualità in modo che ciascuno possa riconoscersi in essi;
b. mettono a disposizione di tutti le informazioni sulle strategie e gli obiettivi del network, con lo scopo di condividere gli elementi che caratterizzano la propria identità;
c. fanno crescere in chi ha funzioni di responsabilità la capacità di proporsi come guida e punto di riferimento per adottare azioni sempre coerenti con i principi etici del network;
d. adottano politiche gestionali e premianti in grado di riconoscere e valorizzare il contributo individuale e di gruppo al raggiungimento degli obiettivi;
e. prevedono forme di compartecipazione anche economica ai successi del network;
f. promuovono iniziative di solidarietà per sostenere i colleghi in difficoltà e per finalità socialmente rilevanti.
Art. 10. – Doveri dei dipendenti e dei collaboratori
I dipendenti e collaboratori devono agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto dal codice etico, assicurando le prestazioni richieste.
I dipendenti e collaboratori devono conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità. È tenuto ad elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta.
Tutti i dipendenti e collaboratori sono tenuti ad evitare le situazioni in cui si possono manifestare conflitti di interessi e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare conflitto di interessi le seguenti situazioni:
a. avere interessi economici con fornitori, clienti, o concorrenti (possesso di azioni, incarichi professionali, ecc.) anche attraverso i propri familiari;
b. curare i rapporti con i fornitori e svolgere attività lavorativa, anche da parte di un familiare, presso fornitori;
c. accettare denaro o favori da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con gli appartenenti al network Legemia.
Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi il dipendente o collaboratore è tenuto a darne immediata comunicazione alla funzione prevista, che ne valuta caso per caso l’effettiva presenza. Il dipendente o collaboratore è tenuto, inoltre, a dare informazioni circa le attività svolte al di fuori del tempo di lavoro, nel caso in cui queste possano apparire in conflitto di interessi con i professionisti appartenenti al network Legemia.
Ogni dipendente o collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo. In particolare, ogni collaboratore deve:
a. utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati;
b. evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’azienda.
I professionisti del network Legemia, ciascuno per le proprie referenze, si riservano il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni ed infrastrutture attraverso l’impiego di sistemi contabili, di reporting di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (legge sulla privacy, statuto dei lavoratori, ecc.).
Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ognuno è tenuto a:
a. adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
b. non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine di Legemia;
c. non navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi.

TITOLO IV
PRINCIPI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON I FORNITORI

Art. 11. – Scelta del fornitore
I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per gli aderenti al network Legemia ed alla concessione delle pari opportunità per ogni fornitore; sono inoltre fondati su comportamenti precontrattuali e contrattuali tenuti nell’ottica di un’indispensabile e reciproca lealtà, trasparenza e collaborazione.
In particolare, i professionisti del network Legemia sono tenuti a:
a. non precludere ad alcuno in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili;
b. assicurare ad ogni appalto una concorrenza sufficiente, ad esempio considerando almeno tre imprese nella selezione del fornitore.
c. In ogni caso, nell’ipotesi che il fornitore, nello svolgimento della propria attività, adotti comportamenti non in linea con i principi generali del presente codice, i professionisti del network Legemia sono legittimati a prendere opportuni provvedimenti fino a precludere eventuali altre occasioni di collaborazione.
Art. 12. – Regali, omaggi e benefici
Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile alle attività dei professionisti appartenenti al network Legemia. In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici italiani ed esteri o a loro familiari, che possa influenzare l’indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio.
Tale norma concerne sia i regali promessi o offerti sia quelli ricevuti; si precisa che per regalo si intende qualsiasi tipo di beneficio (partecipazione gratuita a convegni, promessa di un’offerta di lavoro, ecc.).
Gli eventuali omaggi a Legemia si caratterizzano perché volti a promuovere la brand image del network.
I partner, dipendenti o collaboratori dei professionisti aderenti al network che ricevano omaggi o benefici non previsti dalle fattispecie consentite, sono tenuti, secondo le procedure stabilite, a darne comunicazione ai propri referenti che ne valutano l’appropriatezza provvedendo a comunicare al mittente la politica degli aderenti al network Legemia in materia.

TITOLO V
PRINCIPI DI CONDOTTA NELLE RELAZIONI CON LA COLLETTIVITÀ

Art. 14. – Politica Ambientale
La tutela dell’ambiente è una delle dimensioni chiave dell’impegno degli aderenti al network.
Una delle dimensioni della politica di responsabilità sociale è il rifiuto dello spreco e l’attenzione alle conseguenze ambientali delle nostre scelte. Legemia crede di poter esercitare un significativo impatto in termini di sostenibilità ambientale, in particolare nel contesto sociale e ambientale in cui è presente con la sua operatività, sia nel breve sia nel lungo periodo. Tale impatto è riconducibile sia al consumo di risorse e alla generazione di emissioni e rifiuti direttamente legati alla propria attività (impatti diretti), sia ad attività e comportamenti che non controlla direttamente, in quanto posti in essere da soggetti terzi con i quali si relaziona, clienti e fornitori (impatti indiretti).
In tale ottica, i professionisti del network Legemia, garantiscono il pieno e sostanziale rispetto delle prescrizioni legislative in materia ambientale e ricercano continuamente soluzioni innovative ed efficaci in campo ambientale, anche tramite l’offerta di prodotti e servizi specifici ai propri collaboratori e di soluzioni per i propri fornitori.
Art. 15. – Utilizzo responsabile ed efficiente delle risorse
I professionisti del network Legemia perseguono un consumo consapevole delle risorse necessarie per svolgere la propria attività, anche attraverso l’implementazione di un sistema di gestione ambientale e il progressivo miglioramento dell’efficienza energetica delle attività.
Legemia, anche attraverso il monitoraggio dei dati ambientali e la sensibilizzazione delle persone, punta ad un miglioramento continuo del proprio comportamento nei confronti dell’ambiente.
Art. 16. – Responsabilità ambientale e sociale lungo la catena di fornitura
I professionisti del network Legemia riconoscono che la propria responsabilità nei confronti dell’ambiente e della società si estende lungo tutta la catena di fornitura e per questo si preoccupano di orientare le politiche dei fornitori verso la tutela ambientale ed il rispetto dei diritti umani e dei lavoratori, valutando positivamente i fornitori che improntano la loro attività alla sostenibilità ambientale e sociale e che adottano le misure e gli strumenti necessari a minimizzare gli impatti negativi causati dalla loro attività.
Art. 17. – Sostegno al settore non profit
I professionisti del network Legemia riconoscono il ruolo del settore non profit per lo sviluppo equo e coeso della società. A tal fine:
a. sostengono il mondo non profit e le imprese sociali, sviluppando partnership per l’attivazione di progetti di utilità comune;
b. promuovono la costituzione di network di imprese sociali per la realizzazione di iniziative a favore di categorie svantaggiate;
c. contribuiscono alla costituzione o partecipazione a enti non profit – come Fondazioni e Consorzi – finalizzati all’utilità sociale e al servizio delle comunità.
Art. 18. – Sostegno alle comunità tramite contributi e sponsorizzazioni
I professionisti del network Legemia individuano le esigenze e i bisogni, non solo materiali, della collettività e li sostengono anche tramite erogazioni liberali e sponsorizzazioni:
a. nella scelta dei settori di intervento i professionisti del network Legemia prestano particolare attenzione alla coerenza con i propri valori di riferimento, al merito delle iniziative che gli vengono proposte e all’importanza dei bisogni sociali – tra cui la valorizzazione e tutela del patrimonio storico, artistico e culturale – che intendono soddisfare;
b. operano secondo modalità trasparenti e rendicontabili e attraverso procedure che evitino ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o del network;
c. fanno sì che le erogazioni liberali prescindano dal perseguimento di interessi commerciali.
Art. 19. – Rapporti istituzionali
Le relazioni istituzionali dei professionisti di Legemia con lo Stato nelle sue varie articolazioni e con gli Organismi internazionali sono finalizzate esclusivamente a forme di comunicazione volte a valutare le implicazioni dell’attività legislativa e amministrativa nei confronti degli aderenti al network e dei propri clienti, a rispondere a richieste informali e ad atti di sindacato ispettivo (interrogazioni, interpellanze, ecc.), o comunque a rendere nota la posizione degli aderenti al network Legemia o dei propri clienti su temi rilevanti.

TITOLO VI
MODALITÀ DI ATTUAZIONE E CONTROLLO

Art. 20. – Compiti del comitato per il controllo interno in materia di attuazione e controllo del codice etico (Comitato di Valutazione)
In materia di codice etico competono al comitato per il controllo interno i seguenti compiti:
a. prendere decisioni in materia di violazioni del codice di significativa rilevanza;
b. esprimere pareri vincolanti in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e procedure, allo scopo di garantirne la coerenza con il codice etico;
c. provvedere alla revisione periodica del codice etico.
Nel caso in cui il Comitato di Valutazione non fosse nominato, i suddetti compiti saranno in carico ai professionisti fondatori del network Legemia.
Art. 21. – Segnalazioni in caso di violazioni ed inosservanze
I fondatori del network Legemia provvedono a stabilire per ogni aderente dei canali di comunicazione a cui poter rivolgere le proprie segnalazioni.
In alternativa, tutti gli aderenti possono segnalare, per iscritto e in forma non anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del codice etico ai professionisti fondatori del network che provvederanno ad un’analisi della segnalazione, ascoltandone eventualmente l’autore e il responsabile della presunta violazione.
La segnalazione di eventuali inosservanze del presente Codice vanno indirizzate via mail ad uno dei fondatori del network Legemia oppure all’indirizzo mail segreteria@legemia.eu.
I professionisti fondatori del network agiscono in modo da garantire i segnalanti contro qualsiasi tipo di ritorsione intesa come atto che possa dar adito anche al solo sospetto di essere una forma di discriminazione o penalizzazione (ad esempio, per i fornitori: interruzione dei rapporti di affari, per i dipendenti: mancata promozione, ecc.). È inoltre assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.
Art. 22. – Interventi in caso di violazioni ed inosservanze
A fronte delle inosservanze del presente Codice, i professionisti fondatori il network Legemia adotteranno i conseguenti provvedimenti, ispirandosi – ove non si configurino comportamenti fraudolenti o attuati in violazione di specifiche normative di legge, contrattuali o regolamentari – a un approccio costruttivo che, anche tramite l’erogazione di interventi formativi, rafforzi la sensibilità e l’attenzione dei singoli aderenti circa il rispetto dei valori e dei principi affermati nel Codice.